Interne IT oder externer IT-Dienstleister: Was passt zu kleinen Unternehmen?

Bei der Wahl zwischen interner IT und einem externen Dienstleister geht es zuerst um Aufgaben, Auslastung und Vertretung. Eine eigene Fachkraft kennt die internen Abläufe und ist vor Ort erreichbar. Ein externer Partner kann vereinbarte Betriebsaufgaben und Spezialthemen übernehmen. Welche Breite und Vertretung er tatsächlich bietet, muss geprüft werden; auch ein Dienstleister kann von einer einzelnen Person abhängen. In beiden Modellen braucht es im Unternehmen jemanden, der Prioritäten setzt und Entscheidungen trifft.

Tragfähig ist deshalb häufig ein Mischmodell: eine interne Ansprechperson mit klar begrenzter Rolle und ein externer Partner, der den technischen Betrieb verantwortet. Ab welcher Größe und Komplexität sich eine eigene IT-Stelle lohnt, hängt weniger von der Mitarbeiterzahl ab als von der Zahl der Systeme, ihrer Bedeutung für den Betrieb und davon, wie oft sich etwas ändert.

Drei Modelle, die in kleinen Unternehmen vorkommen

Im Alltag begegnen einem vor allem drei Varianten. Sie unterscheiden sich weniger in der Technik als darin, wo Wissen und Verantwortung liegen.

Wie sich bei einem externen Dienstleister Support auf Zuruf von einer laufenden Betreuung unterscheidet, erklärt unser Beitrag IT-Support oder Managed IT. Hier geht es um die vorgelagerte Frage, welche Aufgaben überhaupt im Haus bleiben sollten.

Eine interne IT-Stelle ist selten nur eine Stelle

Wer eine IT-Fachkraft einstellt, löst ein Problem und schafft ein neues. Plötzlich gibt es eine Person, die alle Zugänge kennt, die Konfiguration im Kopf hat und als Einzige weiß, warum der Server jeden Sonntag neu startet. Fällt sie wegen Urlaub, Krankheit oder Kündigung aus, steht das Unternehmen mit seinem gesamten IT-Wissen ohne Vertretung da. In der Projektarbeit wird dafür gern der Begriff Bus-Faktor verwendet: Wie viele Personen dürften ausfallen, bevor niemand mehr weiterkommt? Bei einer einzelnen IT-Stelle lautet die Antwort eins.

Das BSI behandelt genau diesen Punkt im IT-Grundschutz-Baustein zur ordnungsgemäßen IT-Administration als Basisanforderung: Benannte Vertreter müssen auf die zu betreuenden Systeme zugreifen können. Mit nur einer internen Person lässt sich das kaum intern lösen. Die Vertretung muss also ohnehin von außen kommen, was oft erst auffällt, wenn der Administrator zwei Wochen im Urlaub ist.

Ähnlich verhält es sich mit dem IT-affinen Kollegen, der sich „nebenbei“ kümmert. Das funktioniert oft erstaunlich lange. Es kollidiert aber mit seiner eigentlichen Aufgabe, und sein Wissen ist selten dokumentiert, weil niemand Zeit dafür eingeplant hat. Verlässt er das Unternehmen, geht mit ihm ein Teil der Betriebsfähigkeit.

Eine Person kann nicht alle Fachgebiete abdecken

Selbst ein kleines Büro betreibt heute eine erstaunlich breite IT. Dazu gehören Microsoft 365 mit Postfächern, Teams und Berechtigungen, eine Firewall mit Fernzugriff, WLAN, Datensicherung, Virenschutz, Drucker, Telefonie und meist mindestens eine Fachanwendung mit eigenen Besonderheiten. Jedes dieser Themen hat seine eigene Sicherheitslage und eigene Update-Zyklen.

Eine einzelne IT-Fachkraft wird in einigen dieser Bereiche sehr gut sein und in anderen auf Grundwissen zurückgreifen. Das ist kein Vorwurf, sondern liegt in der Natur einer Generalistenrolle. Für tiefergehende Fragen, etwa bei einer Mailmigration, einem Sicherheitsvorfall oder der Neuplanung des Netzwerks, braucht auch ein Unternehmen mit eigener IT häufig externe Unterstützung.

Ein externer Dienstleister mit mehreren Mitarbeitenden verteilt dieses Wissen auf ein Team. Sein Nachteil liegt an anderer Stelle: Er kennt die internen Abläufe, Prioritäten und Eigenheiten nur so gut, wie sie ihm vermittelt und dokumentiert werden.

Was eine eigene IT-Stelle tatsächlich kostet

Für die Kostenseite hilft ein transparenter Überschlag. Der WSI-Lohnspiegel der Hans-Böckler-Stiftung nennt für IT-Systemadministration mit zehn Jahren Berufserfahrung durchschnittlich 4.480 Euro brutto im Monat bei 38 Wochenstunden, ohne Sonderzahlungen (abgerufen am 1. Oktober 2026). Das ist eine Erhebungsgröße, kein verbindliches Gehalt für Ihre Region oder Stelle. Für eine Beispielrechnung setzen wir diesen Monatswert und zusätzlich einen ausdrücklich angenommenen pauschalen Kostenaufschlag von 29 Prozent an. Dieser Aufschlag ist keine Berechnung der tatsächlichen Arbeitgeberbeiträge.

Die Beispielrechnung lautet damit: 4.480 Euro × zwölf Monate × 1,29 = rund 69.350 Euro pro Jahr. Sonderzahlungen, Arbeitsplatz, Weiterbildung, Werkzeuge sowie externe Vertretung und Spezialleistungen sind darin nicht gesondert kalkuliert. Für eine belastbare Entscheidung müssen Sie diese Annahmen durch das konkrete Stellenbudget und die tatsächlichen Personalkosten ersetzen. Dem gegenüber steht das vollständige externe Angebot mit wiederkehrenden Leistungen, Zusatzaufwand und der verbleibenden internen Koordinationszeit.

Hinzu kommt der Aufwand, die Stelle überhaupt zu besetzen. In einer Bitkom-Befragung zum IT-Arbeitsmarkt 2025 gaben Unternehmen eine durchschnittliche Besetzungsdauer von 7,7 Monaten für offene IT-Stellen an. Für ein kleines Unternehmen bedeutet das: Kündigt die einzige IT-Kraft, muss die Zeit bis zur Nachbesetzung ohnehin extern überbrückt werden.

Welche Monatsbudgets für eine externe laufende Betreuung realistisch sind, beschreibt unser Beitrag zu den Kosten der IT-Betreuung für kleine Unternehmen. Der Vergleich fällt nicht automatisch zugunsten des Dienstleisters aus. Bei vielen Systemen vor Ort, häufigen Änderungen und hohem Bedarf an Präsenz kann eine ausgelastete interne Stelle wirtschaftlich sein. In kleineren Umgebungen bezahlt man mit einer Vollzeitstelle dagegen oft Kapazität, die gar nicht abgerufen wird.

Auch ein externer Dienstleister braucht eine Ansprechperson im Haus

Ein verbreitetes Missverständnis ist, dass man mit einem Betreuungsvertrag die IT vollständig abgibt. Technische Aufgaben lassen sich gut auslagern. Entscheidungen, Prioritäten und das Wissen über die eigenen Abläufe bleiben aber im Unternehmen. Das BSI empfiehlt in seinem Baustein zur Nutzung von Outsourcing deshalb unter anderem eine benannte zuständige Person, die als Schnittstelle zum Dienstleister fungiert.

In einem kleinen Unternehmen ist das selten eine IT-Fachkraft. Häufig übernimmt die Büroleitung, eine Assistenz der Geschäftsführung oder eine Teamleitung diese Rolle. Sie muss keine Firewall konfigurieren können. Sie sollte aber wissen, welche Systeme für den Betrieb besonders wichtig sind, neue Mitarbeitende rechtzeitig ankündigen, Anschaffungen freigeben oder weiterleiten und bei Störungen einschätzen können, was gerade Vorrang hat.

Fehlt diese Rolle, entsteht ein bekanntes Muster. Jeder Mitarbeitende meldet sich direkt beim Dienstleister, Prioritäten werden nach Lautstärke vergeben, und niemand im Unternehmen hat den Überblick, was beauftragt wurde und was offen ist.

Das Mischmodell braucht eine schriftliche Aufgabenteilung

Ein Mischmodell funktioniert, wenn klar ist, wer was erledigt. Ein typisches Beispiel wäre ein Ingenieurbüro mit 15 Mitarbeitenden: Die Büroleiterin ist erste Anlaufstelle für Fragen der Kolleginnen und Kollegen, gibt Geräte aus, bestellt Lizenzen nach Absprache und hält den Kontakt zum Hersteller der Fachanwendung. Der externe Dienstleister verantwortet Updates, Datensicherung, Firewall, Benutzerkonten und Dokumentation, übernimmt Störungen, die über einfache Bedienfragen hinausgehen, und plant größere Änderungen.

Diese Aufteilung sollte schriftlich festgehalten werden, auch wenn sie im Alltag selbstverständlich wirkt. Sonst entstehen Grauzonen, in denen beide Seiten annehmen, die andere habe sich gekümmert. Klassische Kandidaten sind das Entfernen von Zugängen ausgeschiedener Mitarbeitender, die Verlängerung von Zertifikaten oder Domains und die Prüfung, ob die Datensicherung tatsächlich läuft.

Auch die Berechtigungen gehören zu dieser Aufteilung. Die interne Ansprechperson braucht meist nicht die höchsten Administratorrechte, sondern nur die, die ihre Aufgaben erfordern. Gleichzeitig sollten die zentralen Konten dem Unternehmen gehören und nicht ausschließlich beim Dienstleister liegen.

Einen Dienstleister steuern, ohne selbst Techniker zu sein

Die Geschäftsführung muss die technische Arbeit nicht bewerten können, um einen Dienstleister wirksam zu steuern. Hilfreich sind wenige feste Elemente. Dazu gehört ein kurzer regelmäßiger Termin, etwa einmal im Quartal, in dem der Dienstleister berichtet, was erledigt wurde, welche Risiken offen sind und welche Systeme demnächst ersetzt werden müssen. Anfragen und ihr Bearbeitungsstand sollten in einem Ticketsystem oder einer vergleichbaren Übersicht nachvollziehbar sein. Außerdem braucht das Unternehmen selbst Zugriff auf die Dokumentation seiner IT.

Ebenso wichtig ist das Ende der Zusammenarbeit, auch wenn niemand gern daran denkt. Das BSI nennt im selben Outsourcing-Baustein Regelungen für die Beendigung als Basisanforderung, insbesondere die Rückgabe aller Informationen und Daten. Was bei einem Wechsel konkret übergeben werden sollte, beschreibt unser Beitrag zur Übergabe beim Wechsel des IT-Dienstleisters.

Abhängigkeit gibt es in beiden Modellen

Interne IT schafft Abhängigkeit von einer Person, externe IT Abhängigkeit von einem Unternehmen. Die Gegenmittel sind in beiden Fällen dieselben: Administratorkonten auf den Namen des Unternehmens, eine aktuelle Dokumentation, eine geregelte Vertretung und Verträge oder Arbeitsverträge, die einen geordneten Übergang ermöglichen.

Bei externen Dienstleistern lohnt die Frage, wie die Vertretung im eigenen Team organisiert ist. Ein sehr kleiner Anbieter kann denselben Bus-Faktor haben wie eine einzelne interne Stelle. Das muss kein Ausschlusskriterium sein, sollte aber offen besprochen und dokumentiert werden.

Welches Modell zu welcher Unternehmensgröße passt

Feste Grenzen gibt es nicht, als grobe Orientierung lassen sich aber drei Situationen unterscheiden.

In einem kleinen Büro mit überwiegend Cloud-Diensten und wenig technischem Änderungsbedarf kann ein externer Dienstleister die benötigten Aufgaben im vereinbarten Umfang übernehmen. Eine interne Ansprechperson bleibt nötig. Ob eine eigene IT-Stelle ausgelastet wäre, sollte anhand der tatsächlichen Support- und Projektarbeit geprüft werden, nicht allein anhand einer Grenze von zehn Arbeitsplätzen.

Wachsen die Gerätezahl, die Abläufe und die Zahl der beteiligten Anbieter, braucht die interne Koordination einen festen Zeitanteil. Ein Mischmodell kann dann interne Prozesskenntnis mit externer Betriebsbetreuung verbinden. Ob intern eine Fachkraft oder eine organisatorische Ansprechperson benötigt wird, ergibt sich daraus, welche Aufgaben regelmäßig im Haus erledigt werden müssen.

Eine eigene IT-Stelle wird vor allem dann sinnvoll, wenn mehrere Kriterien zusammenkommen: viele Systeme vor Ort, eine selbst betriebene Fachanwendung, mehrere Standorte, häufige Änderungen oder ein hoher Bedarf an Präsenz, etwa in Produktion oder Labor. Auch dann bleibt die Zusammenarbeit mit einem externen Partner für Vertretung, Spezialthemen und Projekte meist sinnvoll. Die Mitarbeiterzahl allein ist dabei der schwächste Indikator. Ein 30-Personen-Büro mit reiner Cloud-Umgebung braucht weniger interne IT als ein 15-Personen-Betrieb mit eigener Produktionssteuerung.

Wie Wernecke IT dabei unterstützt

Für kleine und mittlere Unternehmen in Berlin und Brandenburg übernehmen wir über Managed IT Services den laufenden Betrieb mit Wartung, Monitoring, Updates und Dokumentation in einem vorher vereinbarten Umfang und stimmen die Aufgabenteilung mit Ihrer internen Ansprechperson ab. Für einzelne Störungen und konkrete Anliegen steht der IT-Support zur Verfügung, per Fernwartung oder vor Ort.

Ist bereits eine eigene IT-Kraft vorhanden, kann eine Zusammenarbeit je nach Vereinbarung auch ergänzend sein, etwa für Vertretung oder einzelne Bereiche. Wenn Sie klären möchten, welches Modell für Ihr Unternehmen passt und welche Aufgaben im Haus bleiben sollten, sprechen wir gern darüber. Kontakt aufnehmen.